Vous reprenez une entreprise : quels accès numériques devez-vous récupérer ?

Les accès numériques font partie de ce que vous reprenez

Lorsqu’une entreprise change de dirigeant, certains éléments sont faciles à identifier : les clés des locaux, les contrats, les documents administratifs ou le matériel. Les ressources numériques sont souvent moins visibles, alors qu’elles peuvent être tout aussi importantes pour assurer la continuité de l’activité.

Un site internet peut être associé à un nom de domaine détenu auprès d’un prestataire. Une fiche Google peut avoir été créée avec l’adresse personnelle d’un ancien dirigeant. Les réseaux sociaux peuvent être administrés par plusieurs personnes sans que le nouveau responsable sache exactement qui possède les droits principaux.

Il peut également exister des comptes pour l’envoi d’e-mails, la publicité en ligne, les statistiques du site, la gestion des newsletters ou différents outils utilisés au quotidien.

Le premier réflexe devrait donc être de recenser ce qui existe avant de chercher à recréer quoi que ce soit. Un nouveau compte peut sembler être une solution rapide, mais il peut aussi vous faire perdre l’accès à un historique, à des données ou à une visibilité construite au fil du temps.

Faire l’inventaire avant de modifier

Commencez par dresser une liste des outils et plateformes utilisés par l’entreprise, même si vous ne savez pas encore qui les administre.

Pour chacun, essayez ensuite d’identifier l’adresse e-mail associée, la personne qui dispose des droits d’administration et, lorsque c’est possible, le niveau d’accès dont elle dispose.

Cette première étape permet déjà de faire apparaître les éventuels points de blocage. Elle évite également de découvrir au moment où vous en avez besoin qu’un compte important dépend encore d’une personne qui n’est plus impliquée dans l’entreprise.

Une fois cet inventaire réalisé, vous pouvez alors déterminer quels accès doivent être récupérés en priorité et lesquels peuvent attendre.

Quels accès récupérer en priorité ?

Tous les comptes numériques n’ont pas la même importance. Certains sont directement liés à votre visibilité et à votre capacité à communiquer avec vos clients. D’autres sont utiles au quotidien, mais peuvent être récupérés dans un second temps.

Le site internet et le nom de domaine

Commencez par vérifier qui possède les accès au site internet et surtout au nom de domaine. Le site et le nom de domaine sont deux éléments distincts : vous pouvez avoir accès à la gestion du site sans être réellement titulaire du domaine.

Il est donc utile d’identifier le registrar ou prestataire auprès duquel le nom de domaine est enregistré, l’adresse e-mail associée au compte et la personne qui dispose des droits de gestion.

Si un prestataire s’occupe du site, cela ne signifie pas forcément qu’il doit rester le propriétaire du nom de domaine ou détenir seul les accès principaux.

La fiche Google et les réseaux sociaux

Votre fiche Google mérite également une vérification. Assurez-vous que le nouveau responsable de l’entreprise dispose bien des droits nécessaires et que les anciennes personnes qui n’ont plus à intervenir peuvent être retirées lorsque cela est nécessaire.

Le même principe s’applique aux pages et comptes utilisés sur les réseaux sociaux. Vérifiez non seulement que vous pouvez vous connecter, mais aussi qui possède les droits d’administration.

Un simple identifiant et un mot de passe ne suffisent pas toujours à prouver que vous contrôlez réellement un compte. Selon les plateformes, différents niveaux d’autorisation peuvent exister.

Les autres outils à ne pas oublier

Pensez également à recenser les adresses e-mail professionnelles, les outils d’envoi de newsletters, les comptes publicitaires, les outils de statistiques, les plateformes de réservation ou de prise de rendez-vous et les autres services utilisés dans l’activité.

Vous n’avez pas forcément besoin de tout reprendre le même jour. L’essentiel est de savoir ce qui existe, à quoi cela sert, qui y a accès et qui doit désormais en avoir la maîtrise.

Car si votre prospect ne voit aucune différence entre votre entreprise et celles qu’il trouve à côté, il lui sera difficile de comprendre pourquoi il devrait vous choisir plutôt qu’une autre.

Que faire lorsque les accès sont encore entre les mains d’un ancien prestataire ?

C’est une situation assez fréquente lors d’une reprise d’entreprise. Le site a été créé par une agence, la fiche Google est gérée par un ancien prestataire, les réseaux sociaux ont été configurés par une personne qui n’est plus dans l’entreprise… et personne ne sait exactement quels droits ont été attribués.

Dans ce cas, le premier réflexe ne devrait pas être de supprimer ou de recréer les comptes. Il faut d’abord comprendre qui possède quoi et quels accès peuvent être transférés.

Un prestataire peut avoir accès sans être propriétaire

Il est tout à fait normal qu’un prestataire intervienne sur certains outils sans en être le propriétaire. Un développeur peut gérer votre site, un graphiste peut utiliser certains fichiers ou un professionnel de la communication peut administrer vos réseaux sociaux.

La question importante est donc de savoir qui détient les droits principaux et comment ceux-ci sont organisés. Lorsque l’entreprise change de dirigeant, les accès doivent pouvoir être transmis au nouveau responsable dans de bonnes conditions.

Si personne ne sait qui détient les droits, il peut être nécessaire de contacter le prestataire concerné ou la plateforme elle-même pour retrouver la situation du compte. Selon le service, les démarches et les possibilités de récupération peuvent être très différentes.

Profitez de la reprise pour remettre de l’ordre

Une reprise d’entreprise est aussi une bonne occasion de faire le ménage dans les accès numériques. Certaines personnes peuvent encore disposer de droits alors qu’elles ne travaillent plus avec l’entreprise. Des comptes peuvent être associés à d’anciennes adresses e-mail ou plusieurs personnes peuvent avoir des niveaux d’accès qui ne correspondent plus à leurs fonctions.

Une fois les accès récupérés, pensez donc à vérifier les utilisateurs, les administrateurs et les coordonnées associées aux comptes importants. L’objectif n’est pas de multiplier les restrictions, mais de savoir clairement qui peut accéder à quoi et qui doit rester maître des comptes de l’entreprise.

Cette vérification permet également de repartir sur une base plus saine pour la suite : faire évoluer votre communication, modifier vos informations ou travailler avec de nouveaux prestataires sans dépendre d’une personne qui n’est plus impliquée dans votre entreprise.

Reprendre une entreprise, c’est aussi reprendre sa présence en ligne

Lorsqu’on reprend une entreprise, les accès numériques ne sont donc pas un détail à régler plus tard. Ils font partie des éléments qui permettent d’assurer la continuité de l’activité et de conserver la visibilité déjà construite.

Site internet, nom de domaine, fiche Google, réseaux sociaux, e-mails et différents outils : l’essentiel est d’abord de savoir ce qui existe, qui le contrôle et ce qui doit être transféré ou sécurisé.

Cette vérification permet aussi d’éviter de repartir de zéro alors que l’entreprise dispose déjà de comptes, de contenus, d’historique et de visibilité qu’il serait dommage de perdre.

Chez MS Stratégie Web, je peux justement vous aider à faire ce point, à identifier les priorités et à vous donner une vision claire de ce qui doit être conservé, modifié ou repris, en lien si nécessaire avec les prestataires qui interviennent sur les aspects plus techniques.